Hur laddar jag ner alla e-postmeddelanden från servern i Outlook?

Outlook är det primära e-postgränssnittet för Microsoft Exchange Server-användare. Det synkroniseras med servern för att hämta och skicka e-post snabbt och enkelt. Det spelar ingen roll om din e-postklient är Outlook.com, Hotmail eller till och med en tredje part som Gmail, du kan enkelt ställa in ditt konto och börja skicka alla dessa e-postmeddelanden.





Eftersom det är dina e-postmeddelanden vill du naturligtvis ha möjlighet att öppna dem när som helst. Du kan lita på att Outlook visar alla e-postmeddelanden du behöver oavsett hur många månader det har gått sedan du skrev det. Eller kan du? Som det visar sig är sakerna inte så enkla. Outlook visar inte allt som standard: de flesta av dina e-postmeddelanden finns kvar på Microsoft Exchange Server, medan bara en del görs tillgänglig för dig i Outlook.

Om du använder Outlook 2019, 2016, 2013 eller Outlook för Office 365 kan du inte få direktåtkomst till dina äldre e-postmeddelanden utan att ändra en inkorgsinställning. Även om din e-post förvaras på servern för alltid om du så önskar, kan du förvänta dig bekvämligheten med att också ha en lokal kopia. Men hur Outlook är inställt hämtar det upp till 12 månader av dina e-postmeddelanden till din lokala disk. Om du behöver läsa e-postmeddelanden som är äldre än det här datumet måste du vidta lämpliga åtgärder för att tvinga Outlook att ladda ner dem från servern.

Varför har Outlook en gräns för nedladdning av e-post?

Du kanske undrar varför situationen är så här. Det beror på att Microsoft Office gör några intelligenta inställningar när det är installerat på ditt system. Den kontrollerar all din hårdvara och gör nödvändiga justeringar för att programmet ska kunna köras optimalt på systemet. När det gäller Outlook och företagets e-postmeddelanden används de kontroller den utför på din hårdvara för att ställa in nedladdningsparametrar.



Tydligt försöker det hjälpa, men programmet kan bli obehagligt. Efter att ha kontrollerat hårddisken för att verifiera hur mycket utrymme som finns kvar justerar den automatiskt tidsgränsen som avgör hur många av dina e-postmeddelanden som sparas lokalt. Ju mer diskutrymme som finns tillgängligt, desto fler månader laddas ned e-postmeddelanden. Beräkningen görs enligt följande formel:

  • Om ledigt diskutrymme är upp till 64 gigabyte laddas automatiskt upp till 12 månaders e-post till din dator.
  • Om ledigt diskutrymme ligger någonstans mellan 32 gigabyte och 64 gigabyte (exklusive något av numren), laddas ned tre månaders e-postmeddelanden automatiskt till din dator.
  • Om mängden ledigt utrymme på disken är mindre än 32 gigabyte sparas bara en månads e-postmeddelanden på din dators lokala lagring.

Du kanske undrar vad krångel handlar om och varför inställningen inte bara kan ställas in på 'ladda ner alla e-postmeddelanden' eller något liknande. I motsats till vad många tror kan e-post faktiskt ta mycket lagringsutrymme. De som lever livliga e-postladdade liv tycker ofta att en enorm mängd utrymme har tagits upp av både skickade och mottagna e-postmeddelanden. Om du inte övervakar din diskanvändning kan du vakna och hitta allt ditt utrymme har sväljts av din affärskorrespondens.

Microsoft vet det också. Det är därför Office är utformat för att automatiskt justera lagringsparametrar, till exempel standardgränsen för lokal e-postlagring för Outlook. Vanligtvis är det okej; chansen är att du inte har mycket behov av e-postmeddelanden från förflutna år. Dessutom, oavsett inställning, får du fortfarande lokal tillgång till dina uppgifter, kalendermöten och kontakter.



Tänk på att effekten av denna inställning beror på vilken typ av e-postklient du använder. Om du använder en av Microsofts hemmaodlade e-postleverantörer som Hotmail, Outlook eller 0365 påverkar inställningen hur många e-postmeddelanden som finns tillgängliga lokalt. Samma princip gäller för de flesta populära e-posttjänster för företag runt. Men om du råkar använda en offentlig leverantör som Gmail, Yandex eller Yahoo, kommer du inte att ha denna oro eftersom inställningen inte kommer att ha någon effekt. Alla dina e-postmeddelanden på Microsoft Exchange Server har en lokal kopia lagrad på datorns interna lagring.

Hur man får Outlook att ladda ner alla e-postmeddelanden från servern

Servern hänvisar här naturligtvis till Microsoft Exchange Server. Medan vissa företag köper en licens för att vara värd för en Exchange-server i lokalerna, vänder sig andra till en tredjeparts Exchange-as-a-Service-serverleverantör. Populariteten för Exchange Online, en molnversion av tjänsten som Microsoft själv har, ökar också.



Oavsett vilket Exchange-läge som används är dess huvudfunktion densamma: en meddelandeöverföringsagent som skickar e-post mellan datorer. Meddelandena läses i båda ändar med hjälp av en e-postklient, i detta fall Outlook.

I grund och botten, med hjälp av Exchange, lagras alla e-postmeddelanden som du någonsin har skickat och fått på Exchange-servern för alltid. Naturligtvis är den eviga lagringen av dina e-postmeddelanden föremål för saker som molnlagringsgränser för enskilda konton och kontinuerlig användning av kontot. Poängen kvarstår att under normala omständigheter kan du fortfarande se dina e-postmeddelanden, inklusive de riktigt gamla, även om de inte lagras på din dator.

Så, vad kan du göra för ladda ner alla e-postmeddelanden från servern till Outlook? Om du vill visa alla dina e-postmeddelanden i Outlook finns det två sätt.



Metod 1: Använd länken 'Mer' i Outlook

Outlook för Office erbjuder ett enkelt sätt att utöka antalet e-postmeddelanden som visas i en mapp. Förutsatt att du har underhållit kontot länge eller har en lång e-posthistorik, visar appen vanligtvis bara de senaste e-postmeddelandena. Men du kan tvinga Outlook att ladda ner alla IMAP-e-postmeddelanden - eller visa dem åtminstone.

När du befinner dig i en mapp som Inkorgen eller Skickat i Outlook och bläddrar ner kommer du snart slutet på de e-postmeddelanden som visas. Just där ser du ett meddelande som informerar dig om att du kan klicka på länken för att se fler meddelanden:

Det finns fler objekt i den här mappen på servern

Klicka här för att se fler e-postmeddelanden på Microsoft Exchange

När du klickar på länken 'Klicka här för att visa fler e-postmeddelanden på Microsoft Exchange' hämtar Outlook resten av e-postmeddelandena för den mappen till din dator. Detta fungerar bara om du har en internetanslutning. Dessutom laddas bara e-postmeddelandena för en viss mapp ned. Om du befinner dig i mappen Skickad får du alltså bara alla e-postmeddelanden du någonsin har skickat.

Denna princip gäller om du gör en sökning i brevlådan. När du skriver din sökfråga och resultaten visas, om det finns många e-postmeddelanden som matchar sökordet, kan du se följande längst ner på resultatsidan:

Visar senaste resultat ...

Mer

Genom att klicka på länken Mer laddas resten av e-postmeddelandena som matchar din sökfråga.

Om du vill se alla dina e-postmeddelanden i en viss mapp med en överblick kan du logga in på ditt konto via webbappen för Outlook. Det tar dig till Microsoft Exchange Server-gränssnittet för ditt konto och du kan se allt som är lagrat där.

Metod 2: Ändra inställningen 'Mail för att hålla sig offline' i Outlook

Det här är inställningen som avgör hur många månader e-postmeddelanden Outlook har på din dator. Kom ihåg att detta bara fungerar när du använder en Microsoft-e-postklient eller en erkänd leverantör av e-posttjänster. Du kan utöka antalet bevarade e-postmeddelanden eller minska det, jämnt. Du kan också be Outlook att spara alla dina e-postmeddelanden lokalt.

Enligt Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook för Office 365 ger alternativen 1, 3, 6, 12 eller 24 månader eller Alla. Outlook 2019, Outlook 2016 och Outlook för Office 365 ger ytterligare alternativ på 3 dagar, 1 vecka och 2 veckor.

Utan vidare, här är vad du behöver göra:

  • Starta Outlook-applikationen.
  • Gå till fliken Arkiv.
  • Välj rullgardinsalternativet Kontoinställningar.
  • När alternativet är utökat väljer du Kontoinställningar.
  • Välj fliken E-post i fönstret Kontoinställningar.
  • Om du har flera konton i Outlook visas de här. Välj den vars inställningar du vill justera och klicka sedan på knappen Ändra.
  • Dialogrutan Ändra konto visas. Se till att kryssrutan Använd cachat utbytesläge är markerad.
  • Flytta skjutreglaget 'Mail to keep offline' till önskat antal år, månader, dagar eller veckor. (Om skjutreglaget är nedtonat kan din administratör ha blockerat dig från att ändra inställningen.)
  • Klicka på Nästa.
  • En popup visas där du ber dig bekräfta konfigurationsändringen. Klicka på OK.
  • Klicka på Slutför och starta om Outlook.

Du bör snart se ett meddelande som informerar dig om att 'Dina mappar är uppdaterade' längst ner i Outlook. Detta visas först när Outlook har laddat ner alla dina meddelanden från Microsoft Exchange Server.

Välj bara alternativet Alla om det finns tillräckligt med lagring. Dina inställningar ska matcha mängden utrymme på din disk. Om du väljer alternativet att ladda ner alla e-postmeddelanden till en disk med begränsat utrymme är problem oundvikliga. Vi rekommenderar att du först raderar alla oönskade objekt från din lagring för att frigöra mer utrymme.

Naturligtvis kan det vara svårt att bestämma vad du ska ta bort från din lagring, så vi är här för att hjälpa dig. Visste du att förutom de uppenbara filerna på ditt system finns det också skräpfiler som inte tjänar något syfte förutom att blåsa upp din lagringsanvändning? Naturligtvis vill du bli av med dem, men det kan vara ett problem att hitta var de är.

För att lösa detta problem rekommenderar vi att du laddar ner BoostSpeed. Denna programvara är utformad för att sopa ut alla typer av PC-skräp, till exempel onödiga system- och användartillfälliga filer, webbläsarcache, oanvända felloggar, kvarvarande Windows Update-filer, onödig Microsoft Office-cache och mycket mer. Efter en skanning kommer du att märka de extra gigabyte diskutrymme som återvunnits. Som en bonus hittar och tar bort BoostSpeed ​​alla orsaker till systemnedgångar, vilket säkerställer att din dator fungerar bättre och mer stabil än tidigare.